Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo menggelar Sosialisasi Penyelamatan Arsip Vital dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten/kota, unsur kecamatan dan kelurahan Se Kota Gorontalo bertempat di Belle Li Mbui, Kamis (22/02). Kegiatan tersebut di buka oleh Plh. Sekretaris Daerah Provinsi Gorontalo Weni Liputo.
Weni Liputo mengatakan, dalam pengelolaan kearsipan salah satu yang perlu diperhatikan keberadaanya yaitu arsip vital. Arsip yang harus mendapatkan perhatian khusus dari semua pihak bukan hanya tingkat provinsi tapi juga kabupaten/kota, kecamatan hingga kelurahan.
Arsip vital merupakan informasi terekam baik dalam bentuk media kertas maupun non kertas yang sangat penting sekali keberadaannya untuk daerah maupun Negara yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta aset (kekayaan) instansi.
“Apabila dokumen/arsip vital hilang, tidak dapat diganti dan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak” kata Plh Sekda.
Asisten Bidang Administrasi Umum itu mengingatkan kepada semua pihak untuk selalu menyimpan arsip dalam bentuk cetakan. Sebab data atau arsip yang tersimpan dalam perangkat komputer belum tentu bisa dijamin keamanannya.
“kadang kadang orang selalu menganggap bahwa data yang sudah dimasukan dalam komputer, dalam suatu sistem sudah di anggap aman, padahal belum tentu. Dokumen harus juga di backup secara manual dan itu harus terdata dengan baik sebagai arsip,” imbuhnya.
Weni berharap agar instansi pemerintah bisa mencontoh perusahaan swasta yang memiliki pengelolaan arsip yang lebih baik. Selain pendataannya teratur, perusahaan swasta memprioritaskan ruang khusus sebagai tempat pengelolaan arsip.
Kondisi yang dinilainya jauh berbeda dengan instansi pemerintah. Ruang arsip dikesampingkan dengan lebih memprioritaskan ruang kerja pegawai. Bahkan di beberapa kantor, ruang arsip dialih fungsikan menjadi gudang.
Pewarta: Nova
Editor: Isam
